Welke bedrijfsprocessen kun je het beste automatiseren? Een simpele test

De grootste fout bij automatisering is beginnen bij de verkeerde taak, iets complex of gevoelig, waar je veel tijd in steekt met weinig rendement. De kunst is de juiste kandidaten kiezen. Met een paar simpele vragen herken je ze snel.

De vier kenmerken van een goede kandidaat

Een proces leent zich goed voor automatisering als het:

1. Vaak terugkomt. Dagelijks of wekelijks levert meer op dan een keer per jaar.
2. Regelgebaseerd is. Duidelijke stappen (“als dit, dan dat”), weinig uitzonderingen.
3. Weinig oordeel vereist. Hoe minder menselijke afweging, hoe geschikter.
4. Foutgevoelig is bij handwerk. Overtypen, kopiëren, rekenen, precies waar mensen fouten maken en machines niet.

Scoort een taak hoog op deze vier? Dan is het een uitgelezen startpunt.

Wat je (nog) niet moet automatiseren

• Processen die veel uitzonderingen of maatwerk kennen. De automatisering wordt dan complexer dan het handwerk.
• Taken met veel menselijk oordeel of empathie, zoals gevoelige klantgesprekken.
• Processen die je zelf niet goed begrijpt. Automatiseer nooit een rommelig proces, je cementeert dan de rommel. Breng het eerst op orde.

De praktische test

Loop je week na en noteer terugkerende taken. Zet ze in een simpel schema: hoeveel tijd kost het (per week) versus hoeveel oordeel vereist het. De taken linksboven, veel tijd, weinig oordeel, zijn je gouden kandidaten. Begin daar.

Klein beginnen, dan opschalen

Kies één kandidaat, automatiseer die goed, en meet de winst voordat je verdergaat. Deze aanpak, klein starten en meten, beschreven we ook in vijf taken die je vandaag al kunt automatiseren en werkt beter dan alles tegelijk willen.

Even meedenken?

Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Wij lopen graag samen je processen langs en wijzen de kansen aan met de beste verhouding tussen moeite en resultaat. Bekijk onze dienst AI & automatisering of plan een gesprek.