Medewerker uit dienst: wat je digitaal moet regelen

Een collega vertrekt. De afscheidstaart is op, de laptop ligt in de kast, en daarmee lijkt het klaar. Maar vaak werkt het wachtwoord nog maanden later, staat de zakelijke mail nog op een privételefoon en is de gedeelde map met klantdossiers nog bereikbaar. Meestal zonder kwade bedoelingen, maar een account dat niemand meer gebruikt, valt ook niemand op als het wordt misbruikt. Met een vaste werkwijze regel je het in korte tijd.

1. Accounts blokkeren, niet meteen verwijderen

Blokkeer het account op het afgesproken moment, meestal aan het eind van de laatste werkdag. Verwijder het nog niet, want dan kunnen mail en bestanden verloren gaan. Let op twee dingen:

• Beëindig ook actieve sessies. Een nieuw wachtwoord betekent niet altijd dat apparaten waarop al is ingelogd, worden uitgelogd. In de meeste beheeromgevingen trek je alle sessies in één keer in.
• Vergeet de losse diensten niet: boekhoudpakket, klantsysteem, planningssoftware, social media en de website. Dat zijn vaak aparte accounts buiten je centrale beheer.

2. Gedeelde wachtwoorden en MFA

Kende de medewerker wachtwoorden van gedeelde accounts, zoals de wifi, een leveranciersportaal of het bedrijfsprofiel op social media? Wijzig die. Met een zakelijke wachtwoordmanager trek je de toegang tot gedeelde kluizen in één keer in, en zie je welke wachtwoorden hij kon inzien.

Verwijder ook de MFA-methoden van het account, zoals de gekoppelde authenticator-app, en neem eventuele hardwaresleutels in. Liep de tweestapsverificatie van een gedeeld account via zijn telefoon? Zet die dan over naar een collega.

3. Laptop en telefoon

Neem bedrijfsapparaten in, controleer of er nog bestanden op staan die je nodig hebt, en wis ze voordat je ze opnieuw uitgeeft. Werkte de medewerker op een eigen telefoon met zakelijke apps? Met apparaatbeheer (MDM, software waarmee je zakelijke apparaten op afstand beheert) kun je vaak alleen de zakelijke gegevens wissen en de rest laten staan. Zonder zo’n systeem vraag je de medewerker de zakelijke apps en accounts te verwijderen, en haal je het apparaat weg uit de lijst met gekoppelde apparaten.

4. Mailbox en doorsturen

Klanten blijven mailen naar het oude adres. Gebruikelijke oplossingen zijn een automatisch antwoord dat naar een collega verwijst, of de mailbox tijdelijk toegankelijk maken voor een collega. Veel mailplatforms kunnen een persoonlijke mailbox omzetten naar een gedeelde mailbox.

Controleer ook of er doorstuurregels actief zijn, bijvoorbeeld naar een privéadres. Die werken anders ongemerkt door. En bedenk dat de mailbox van een oud-medewerker persoonsgegevens bevat: kijk alleen naar wat nodig is voor het werk, en spreek af hoe lang je hem bewaart.

5. Bestanden en deellinks

In clouddiensten zoals OneDrive of Google Drive staan bestanden vaak op naam van de medewerker. Verwijder je het account, dan kunnen die bestanden mee verdwijnen. Draag het eigendom eerst over aan een collega. Kijk ook naar deellinks naar externen: een link die openstaat voor iedereen die hem heeft, blijft werken zolang het bestand bestaat.

6. Bank, overheid en leveranciers

Dit wordt het vaakst vergeten. Trek bevoegdheden in bij de zakelijke bank, verwijder de medewerker uit portalen van leveranciers en groothandels, en controleer machtigingen om namens het bedrijf in te loggen bij de overheid, zoals eHerkenning. Heeft hij een bedrijfscreditcard of tankpas? Laat die blokkeren.

Leg het vast in je personeelsproces

Een checklist werkt alleen als iemand hem gebruikt. Koppel hem aan het moment dat de vertrekdatum bekend is, niet pas aan de laatste dag, en maak één persoon verantwoordelijk. Werk ook bij een nieuwe medewerker volgens een vaste lijst: geef alleen toegang tot wat nodig is voor het werk (het principe van minimale rechten) en noteer wat je geeft. Dan weet je bij vertrek precies wat je moet intrekken. Deze afspraken horen thuis in je IT-beleid.

Hulp bij je checklist?

Wij stellen samen met je een checklist voor in- en uitdiensttreding op die past bij de systemen die jij gebruikt. Bekijk onze dienst cybersecurity of plan een gesprek.